Feestbeleid Stedelijk Gymnasium 's-Hertogenbosch

Feestcommissie

De feestcommissie bestaat uit 4-6 leden (het aantal leerlingen kan variëren) en wordt daarbij ondersteund  door een begeleider.

De feestcommissie wordt elk jaar ná het kerstgala gekozen door alle leerlingen van de school. LOS! organiseert de verkiezingen. Iedere bovenbouwleerling mag zich verkiesbaar stellen. De schoolleiding heeft het recht om leerlingen om moverende redenen van de kieslijst danwel uit de feestcommissie te halen. De gekozen leerlingen kiezen uit hun midden een bestuur.

 

Doelstelling feestcommissie.

Het doel van de commissie is het organiseren van feesten voor de leerlingen van het Stedelijk Gymnasium. De commissie verzorgt tenminste 3 gezamenlijke feesten: een openingsfeest, het kerstgala en een slotfeest. Daarnaast mag de commissie maximaal één ander feest organiseren dat het predikaat "schoolfeest"mag hebben waarbij de doelgroep ter vrije invulling van de commissie is.  De datum voor het extra feest zal ruim van tevoren met de schoolleiding overlegd moeten worden om toezicht te kunnen regelen. Daarnaast is er nog ruimte voor het organiseren van een of meerdere schoolse activiteiten, zoals een voetbaltoernooi of bandmeet, uiteraard altijd in overleg met schoolleiding en de LOS!

De nevenactiviteiten (zoals in elk geval de rozenactie op Valentijnsdag, de oliebollen bij de Kerstfilm en Sinterklaas op school) vallen onder de verantwoordelijkheid van de LOS!.

 

Verantwoordelijkheid en aanwezigheid

De feestcommissie en de begeleider zijn samen verantwoordelijk voor de organisatie van de schoolfeesten. Daarbij wordt in principe een draaiboek gevolgd. Wanneer de organisatie door omstandigheden niet kan slagen, wordt de schoolleiding tijdig geïnformeerd.

De feestcommissie is tijdens de feesten, samen met de surveillanten, verantwoordelijk voor het verloop van het feest. Tijdens de feesten zijn altijd personeelsleden aanwezig, surveillanten, om toe te zien op een veilig en soepel verloop van het feest. Deze surveillanten, feestcommissieleden en/of beveiliging zorgen ook voor evt. verwijdering van het feest en het opnemen van contact met ouders. Van tevoren wordt via het Weekeindje aan de ouders verzocht om ervoor te zorgen dat één van de ouders bereikbaar is tijdens het feest voor het geval er contact met de ouders moet worden opgenomen.

Het managementteam is door tenminste één persoon vertegenwoordigd. De feestcommissie zorgt ervoor dat de surveillanten op tijd weten wat er van hen verwacht wordt.

De schoolleiding gaat uit van een minimale continue bezetting van 4 surveillanten vanuit de school. Daarnaast stelt de schoolleiding de voorwaarde dat er altijd professionele beveiliging is geregeld aan de deur en in de zaal.

De leerlingen zijn op een schoolfeest aanspreekbaar op hun eigen gedrag én het gedrag van de introducé.

Om die reden is het zinvol, dat op een lijst wordt bij gehouden welke leerlingen en welke introducés het feest bezoeken en bij welke leerlingen een bepaalde introducé hoort. Leerlingen van school en hun introducés stellen zich onder andere via de website van school op de hoogte van de geldende feestregels.

Bij het overtreden van de (school)regels of anderszins wangedrag worden de ouders gebeld om de leerling op te halen. Bij overtreding/wangedrag van de introducé kunnen, als de introducé niet aanspreekbaar is, evt. de ouders van de gastheer/gastvrouw gebeld worden.

Eventuele aanvullende maatregelen worden na het feest door de schoolleiding genomen.

 

Eersteklasfeest en tweedeklasfeest

Elk jaar is er in oktober een feest speciaal bestemd voor de eerste klas. Dit feest wordt georganiseerd door de tutoren en is het eerste feest voor de eerste klassers. De financiering van dit feest wordt door de tutoren zelf geregeld. De feestcommissie nodigt de eerste klassers pas uit op een algemeen schoolfeest, nadat het eersteklasfeest is geweest.

Hetzelfde principe geldt voor de tweede klassers als zij ook een eigen openingsfeest krijgen. Het openingsfeest wordt overigens georganiseerd door de mentoren.

 

 

Gezamenlijke feesten.

Per jaar worden drie of maximaal vier feesten georganiseerd voor leerlingen op een externe locatie.

Alle feesten duren officieel tot 1:00 uur. Na 1:00 uur is er geen surveillance vanuit school meer aanwezig en zijn de leerlingen niet meer via de school verzekerd. Het is mogelijk, in overleg met de locatie, dat leerlingen uit klas 4-6 na afloop van het feest op de locatie blijven tot de definitieve sluitingstijd. Echter de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de school houdt met de officiële eindtijd op. De ouders worden hierover via het Weekeindje geïnformeerd.

Er is een advies eindtijd voor leerlingen van klas 1 t/m 3: richttijden zijn respectievelijk 23.30-0.00-0.30 uur. Dit wordt via het Weekeindje aan de ouders geadviseerd.

Afhankelijk van de ruimte en de hoeveelheid mensen wordt de uiterlijke entreetijd bepaald.

Op schoolfeesten wordt  geen alcohol geschonken aan de leerlingen die jonger zijn dan 16 jaar. Bij alcoholgebruik door een leerling jonger dan 16 wordt de leerling per direct van de locatie verwijderd. Ouders worden telefonisch op de hoogte gesteld. Evt. aanvullende straffen worden naderhand door de schoolleiding getroffen. Hierop wordt onder andere toegezien door de feestcommissie en surveillanten. Roken is toegestaan na 23.00 uur.

De feestcommissie stelt zich op de hoogte van de gebruiksvergunning van de externe locatie waar het feest wordt gehouden en brengt het maximaal aantal te verkopen entreekaarten in overeenstemming met het maximaal aantal bezoekers volgens die gebruiksvergunning.

Introducés

Introducés zijn toegestaan bij de gezamenlijke feesten; daarbij geldt een maximum van één introducé per leerling. De introducé komt gelijktijdig binnen met de leerling door wie hij/zij wordt geïntroduceerd.

Op het kerstgala geldt voor leerlingen uit de klassen 5 en 6 een maximum van 2 introducés per persoon. Ook tijdens het Kerstgala komen de introducés gelijktijdig met de leerling van school binnen (in uitzonderlijke situaties kan de leerling voorafgaand aan het feest dispensatie vragen bij de schoolleiding en/of begeleider).

Voor de duidelijkheid wordt herhaald: er wordt voor alle feesten een lijst opgesteld van alle leerlingen met hun eventuele introducés die het feest bezoeken (zodat controle bij de ingang mogelijk is).

De leerling moet te allen tijde kunnen verantwoorden waarom hij/zij die introducé heeft meegenomen.

 

Kaartverkoop

De kaartverkoop begint minimaal 2 weken voor het feest. De start van de kaartverkoop wordt van tevoren aangegeven via posters en het Weekeindje. Daarbij geldt dat de leerlingen eerst tijd krijgen om hun kaartjes te kopen voordat er introducékaartjes verkocht gaan worden. Ook dit wordt van tevoren aangegeven.

 

Archief

De feestcommissie heeft de taak om van elk feest een verslag te maken; in dat verslag staat o.a. het verloop, het aantal aanwezige leerlingen/surveillanten/introducés, informatie en evaluatie over de locatie, begroting, de afrekening, problemen voor, tijdens en na het feest, pluspunten voor, tijdens en na het feest, tips voor volgende feesten,etc. Dit alles is om een archief te hebben waarin informatie over vorige schoolfeesten te vinden is, zodat problemen (denk aan: verkeerde/kleine locatie, opstoppingen, begrotingstekort) in de toekomst vermeden kunnen worden.

 

Financiën

De ouders betalen per jaar contributie per leerling aan Silva Ducis. Dit bedrag wordt door de school op de rekening van de feestcommissie gestort en dient ten goede te komen aan activiteiten en feesten voor de leerlingen. De feesten worden zodanig geprijsd dat de kosten van een feest er bij voldoende opkomst uit zijn. Als de locatie de surveillanten en feestcommissie niet van gratis consumpties wil voorzien, komt bij de kosten het verstrekken van consumptiebonnen aan de surveillanten en de feestcommissie erbij. Een overslag tussen feesten moet kunnen bestaan.

De winst van de feesten komt ten goede aan de examenstunt voor een maximumbedrag van € 1000,-. De overige winst komt ten goede aan LOS!. Bij problemen met de financiering neemt de penningmeester van de feestcommissie contact op met de schoolleiding. De kosten van de verzekering worden door de school betaald.

De penningmeester van de feestcommissie houdt de financiën overzichtelijk bij. De begeleider mag te allen tijde inzicht vragen in de boekhouding. Bovendien wordt de financiële gang van zaken eenmaal per jaar gecontroleerd door een kascommissie (gelijk met de financiën van LOS!). De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door de schoolleiding geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.

 

Beloning

De inspanningen van de leden van de feestcommissie worden beloond met 15 LOB-uren.

Het is mogelijk dat de feestlocatie een aantal consumptiebonnen beschikbaar stelt voor de feestcommissie en/of surveillanten. Wanneer deze bonnen niet tot extra kosten voor de leerlingen leiden, kan hiermee akkoord worden gegaan. Als de locatie geen gratis bonnen beschikbaar stelt, krijgen de surveillanten een drankvergoeding in de vorm van een aantal consumptiebonnen.

 

Taakverdeling

Feestcommissie

• Contact leggen en afspraken maken met de externe locaties voor gezamenlijke feesten
• Promotie:

•  
  • Posters maken en ophangen en verwijderen
  • Aankondiging op het internet
  • Stukje schrijven voor het Weekeindje

• Vaststellen van de entreeprijs
• Organiseren van de kaartverkoop
• Regelen van personeelsurveillance en verzorging d.m.v. consumptiebonnen
• Toezicht houden en zorgen voor een goede organisatie voor en tijdens de feesten
• Zorgen dat een leerlingenlijst met telefoonnummers ter plaatste is (de lijst bevat alle namen van de bezoekende leerlingen en de eventuele introducés)
• Bijhouden van de financiën (penningmeester)
• Het bijhouden van en het zorgen voor de overdracht (naar de nieuwe commissie) van de draaiboeken en de boekhouding
• Indien gevraagd helpen bij de werving van leerlingen voor de nieuwe feestcommissie

 

Begeleider

• Het zo precies mogelijk opnemen van de drie gezamenlijke schoolfeesten in de jaaragenda (indien dit mogelijk is)
• Personeel op de hoogte houden over de schoolfeesten
• Mede zorgen voor voldoende surveillanten op de feesten, de schoolleiding is hiervoor eindverantwoordelijk (als de schoolleiding niet minimaal continu 4 surveillanten kan regelen, zal de officiële status van schoolfeest voor de betreffende activiteit vervallen; de schoolleiding stelt de feestcommissie zo snel mogelijk van dit feit op de hoogte en zal ook de ouders inlichten)
• Het maken van een planning voor de surveillanten tijdens het schoolfeest
• Organiseren van de verkiezing van de nieuwe feestcommissie samen met LOS!
• Organiseren van de eerste commissievergadering van een nieuwe commissie
• Signaleren van knelpunten in de organisatie en indien nodig actie ondernemen

 

De verdeling van de taken regelt de commissie zelf. De begeleider ziet er mede op toe dat de taken eerlijk verdeeld worden en dat alle taken naar behoren worden uitgevoerd.

 

Dit beleid is ter verduidelijking van de regels en het verbeteren van schoolfeesten. In voorkomende gevallen kan er, in overleg met de schoolleiding, van dit beleid worden afgeweken.

Reglement

• De data van de feesten worden naar de ouders gecommuniceerd in de jaaragenda (indien mogelijk) en via het Weekeindje.
• De feesten blijven ten alle tijden een schoolactiviteit, waarbij de schoolregels van toepassing worden verklaard.
• Iedere leerling dient op een feest een schoolpasje en geldig identiteitsbewijs bij zich te hebben en iedere introducé dient zich te kunnen legitimeren.
• Op een schoolfeest zijn minimaal 4 surveillanten (personeelsleden) aanwezig en daarnaast is een minimale professionele beveiliging geregeld (aan de deur en in de zaak). Het managementteam is door tenminste één persoon vertegenwoordigd. De schoolleiding heeft het recht om ten alle tijde een feest af te lassen als er onvoldoende surveillance is.
• Tijdens gezamenlijke feesten is het nuttigen van alcoholische dranken toegestaan, uitsluitend voor leerlingen van 16 jaar en ouder. De leeftijdscontrole geschiedt aan de hand van een officieel identiteitsbewijs.
• Voor 23.00 uur is roken verboden.
• De advies eindtijden voor leerlingen van klas 1 t/m 3 zijn respectievelijk: 23.30-0.00-0.30 uur. Leerlingen uit klas 3 en hoger zijn welkom tot het eind. Daarbij geldt dat je voor een van tevoren aangegeven tijd binnen moet zijn.
• De bovenbouw- en gezamenlijke feesten eindigen om 01.00 uur.  Na dit tijdstip houdt de verantwoordelijkheid van de school en de surveillanten op. In overleg met de locatie mogen leerlingen uit klas 4-6 op eigen verantwoording op de locatie blijven.
• De feesten worden zo gepland dat de leerlingen de dag erna niet naar school hoeven; bijvoorbeeld vlak voor een studiedag of op vrijdag.  De data worden zo precies mogelijk in de jaaragenda opgenomen met uitzondering van het feest ter vrije invulling van de feestcommissie.
• Leerlingen dienen een financiële bijdrage te leveren voor de feesten (entree). Deze bijdrage komt geheel ten goede aan het feest of andere activiteiten voor de leerlingen.
• Introducés zijn toegestaan met een maximum van één introducé per leerling en voor het kerstgala een maximum van twee per leerling voor de leerlingen uit klas 5 en 6. De leerling is verantwoordelijk voor het gedrag van de eigen introducé. De introducés komen altijd gelijktijdig met de leerling binnen op het feest (bij hoge uitzondering mogelijk hiervan af te wijken indien vooraf met de schoolleiding en/of begeleider geregeld).
• Er wordt door de feestcommissie een aanwezigheidslijst bijgehouden van alle personen die het feest bezoeken. De lijst kan tevens dienst doen bij de entree.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de SL.

Aldus opgesteld door de schoolleiding op 5 juni 2007.